Was tun, wenn Inhaber oder Geschäftsführung von heute auf morgen längerfristig ausfallen? Ein sogenanntes Notfallfallhandbuch hilft, dass eine Firma im Ernstfall nicht ins Schlingern gerät. Eine Neuauflage steht ab sofort kostenlos zur Verfügung.
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Bielefeld. Das von der Industrie- und Handelskammer Ostwestfalen zu Bielefeld (IHK) und fünf weiteren IHKs entwickelte „Notfall-Handbuch für Unternehmen“ steht ab sofort in einer aktualisierten und grundlegend überarbeiteten dritten Neuauflage kostenlos unter www.ostwestfalen.ihk.de im Themenfeld Unternehmenssicherung als PDF-Version zum Abruf bereit. Es bietet Unternehmerinnen und Unternehmern eine wertvolle Unterstützung, Regelungen zu treffen und Informationen zusammenzutragen, die im Falle des eigenen unerwarteten Ausfalls die Handlungsfähigkeit des Betriebes stärken.
„Wenn es keine Entscheidungsbefugnisse gibt, die Zuständigkeiten unklar sind und wichtige Informationen fehlen, können die Folgen gravierend sein. Von einem Moment zum anderen können dann alle Räder im Unternehmen stillstehen“, mahnt Thomas Mikulsky, IHK-Referatsleiter Unternehmensförderung und Existenzgründung.
Dass es in zahlreichen Betrieben Handlungsbedarf gebe, zeigten die Ergebnisse einer im vergangenen Jahr durchgeführten IHK-Unternehmensbefragung. Zwar habe die Mehrheit der Unternehmerinnen und Unternehmer entsprechende Vorkehrungen getroffen, dennoch sei der Anteil derer, die für eine solche Situation nur lückenhaft oder gar nicht vorbereitet seien, besorgniserregend hoch.
So hatten in der Umfrage 27 Prozent der Teilnehmenden angegeben, keine betrieblichen Vertretungsregelungen zu haben (z. B. Vollmachten, Prokura). 29 Prozent der Befragten räumten ein, über keine persönlichen Regelungen wie zum Beispiel ein Testament, eine Patientenverfügung oder eine Vorsorgevollmacht zu verfügen. Und 43 Prozent beantworteten die Frage, ob wichtige betriebliche Informationen im Sinne eines „Notfallkoffers“ im Ernstfall für Dritte gebündelt verfügbar seien, mit nein.
„Unfälle oder Krankheiten können jeden treffen, deshalb sollte es in jedem Unternehmen einen Notfallplan für den Ausfall der Unternehmensleitung geben“, betont Mikulsky. „Mit den richtigen, individuell auf das Unternehmen abgestimmten Vorkehrungen kann im Ernstfall schnell und gezielt gehandelt werden. So kann der Betrieb vor unnötigem Schaden bewahrt und können die Arbeitsplätze abgesichert werden.“
Ins Notfallhandbuch eingetragen werden können und sollten beispielsweise grundlegende Regelungen, also welche Personen in einem Notfall informiert werden müssen, zudem Maßnahmen für die kontinuierliche Weiterführung des Unternehmens sowie Verantwortlichkeiten für wichtige betriebliche Abläufe. Und darin enthalten sein sollten auch Informationen zu Finanzen (u. a. Geschäftskonten, Bürgschaften, Immobilienfinanzierungen), Verträge und Urkunden (Vertretungsvollmachten, Handelsregisterauszüge etc.) und betriebliche Daten (zum Beispiel wichtige Kunden und Lieferanten, Aufträge) sowie etwa Passwörter und ein Schlüsselverzeichnis.
